Die Ausbildung zur Notarfachangestellten ist deine Eintrittskarte in einen spannenden Beruf voller Verantwortung, Präzision und rechtlicher Faszination. Wenn du dich für Recht, Verwaltung und die Details interessierst, die rechtliche Verträge zusammenhalten, könnte dies genau der richtige Weg für dich sein. In diesem Artikel zeigen wir dir alles, was du über diesen Beruf wissen musst — von den Anforderungen über die Ausbildungsdauer bis hin zu deinen Karrieremöglichkeiten nach der Ausbildung.
Was macht ein Notarfachangestellter?
Als Notarfachangestellter bist du das Rückgrat einer Notarkanzlei. Du unterstützt den Notar oder die Notarin bei allen wichtigen notariellen Tätigkeiten. Das bedeutet konkret: Du beurkundest Verträge, bereitest Unterlagen vor, archivierst Dokumente und verwältst die gesamte Korrespondenz mit Klienten.
Deine Aufgaben umfassen die Vorbereitung von Beurkundungsterminen, das Prüfen von Dokumenten auf Vollständigkeit und Richtigkeit, die Führung von Notariatsbüchern und die Verwaltung vertraulicher Informationen. Du arbeitest eng mit Clients zusammen — sie bringen zu dir, was sie beurkundet haben möchten, und du erklärst ihnen den Prozess, stellst Fragen und sicherst ab, dass alles rechtlich korrekt abläuft.
Gleichzeitig ist Organisation essentiell: Du verwaltest Fristen, koordinierst Termine und sorgst dafür, dass der reibungslose Ablauf der Kanzlei garantiert ist. Jedes Dokument, jeder Vertrag und jede Mitteilung muss ordnungsgemäß registriert und archiviert werden — hier ist Sorgfalt dein bester Freund.
Ein typischer Arbeitstag
Dein Morgen beginnt um 8:30 Uhr in der Kanzlei. Du überprüfst zuerst die Termine des Tages und bereitest die entsprechenden Unterlagen vor. Ein Ehepaar kommt um 10 Uhr zur Beurkundung eines Hausverkaufs — du sammelst alle notwendigen Dokumente, überprüfst die Unterschriften auf bereits vorliegenden Dokumenten und legst alles bereit.
Vor dem Termin rufst du die Klienten an, um sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Unterlagen mitbringen — Ausweisdokumente, Kopien von Verträgen, Finanzierungsbestätigungen. Du erklärst ihnen, wie der Prozess ablaufen wird, damit es keine Überraschungen gibt.
Gegen 10 Uhr sitzt du im Beurkundungszimmer neben der Notarin. Du machst Notizen, stellst sicher, dass alle Beteiligten ihre Unterschriften leisten, und dokumentierst den genauen Ablauf. Du achtest auch darauf, dass alle erforderlichen Unterschriften vorhanden sind und dass die Dokumente vollständig ausgefüllt wurden. Nach dem Termin scannst du die Unterlagen, nummerierst sie chronologisch und sortierst sie in die Notariatsbücher ein.
Am Nachmittag beantwortest du E-Mails von Clients, koordinierst mit anderen Notarkanzleien (etwa beim Grundbuchamt), bereust Testamentsbeglaubigungen vor und verwältst den Schriftwechsel. Du machst auch Notizen über Fristen — zum Beispiel wann Dokumente an das Finanzamt eingereicht werden müssen oder wann eine Grundbucheintragung fällig ist.
Vor Feierabend überprüfst du deine To-Do-Liste für den nächsten Tag und sorgst dafür, dass nichts vergessen wird. Du aktualisierst auch die Notariatsbücher und archivierst alle Unterlagen des Tages. Der Beruf ist sehr strukturiert — das ist sowohl eine Stärke als auch eine Herausforderung.
Voraussetzungen
Für die Ausbildung zur Notarfachangestellten brauchst du einen mittleren Schulabschluss (Realschulabschluss) oder ein gleichwertiges Schulabschlusszeugnis. Einige Kanzleien schätzen auch ein Abitur — das öffnet dir später mehr Türen.
Daneben solltest du folgende Anforderungen erfüllen:
- Organisationstalent: Du jonglierst mit vielen Dokumenten und Fristen gleichzeitig
- Genauigkeit: Ein fehlender Buchstabe im Vertrag kann rechtliche Konsequenzen haben
- Diskretion: Du arbeitest mit hochsensiblen Informationen (Erbschaften, Immobiliengeschäfte, Testamente)
- Kommunikationsfähigkeit: Du erklärst komplexe rechtliche Abläufe in einfacher Sprache
- Zuverlässigkeit: Fristen sind heilig — wenn du sie verpasst, kann das für Klienten teuer werden
- Rechtliches Interesse: Du solltest dich für Gesetze, Verträge und rechtliche Prozesse interessieren
- EDV-Kenntnisse: Grundkenntnisse in MS Office und gerne auch in spezialisierter Notariats-Software
Die meisten Notarkanzleien erwarten zudem ein polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintrag — Vertrauen ist hier fundamental.
Ablauf der Ausbildung (Jahr für Jahr)
Die Ausbildung zur Notarfachangestellten dauert drei Jahre und kombiniert praktische Arbeit in der Kanzlei mit theoretischem Unterricht in der Berufsschule. Die Ausbildung folgt dem dualen System, das in Deutschland sehr verbreitet ist: Du verbringst etwa 3–4 Tage pro Woche in der Kanzlei und 1–2 Tage in der Berufsschule. Dies ermöglicht dir, das Gelernte sofort in der Praxis umzusetzen.
1. Ausbildungsjahr: Grundlagen und Einführung
Im ersten Jahr lernst du die Grundstrukturen einer Notarkanzlei kennen. Du beschäftigst dich mit dem Notariatsverwaltungsrecht, den Grundlagen der Beurkundung und der Archivierung. In der Kanzlei wirst du zunächst mit einfacheren Aufgaben betraut: Du registrierst eingegangene Dokumente, lernst die Notariatsbücher kennen und unterstützt bei der Vorbereitung von Beurkundungsterminen.
Die Berufsschule vermittelt dir die rechtlichen Grundlagen — das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), Notariatsrecht und Zivilprozessrecht. Du verstehst, warum eine Beurkundung notwendig ist und welche rechtlichen Unterschiede es zwischen verschiedenen Vertragstypen gibt. Du lernst auch die Geschichte und Bedeutung des Notariats — warum dieses Amt existiert und welche gesellschaftliche Funktion es erfüllt.
Typische Aufgaben im ersten Jahr sind das Sortieren und Archivieren von Dokumenten, das Führen von Registern, das Anfertigen von einfachen Kopien und das Vorbereiten von Unterlagen für die Notarin/den Notar. Du gewöhnst dich an die Arbeitsabläufe und lernst die Software kennen, mit der Notarkanzleien arbeiten.
2. Ausbildungsjahr: Vertiefung und Eigenverantwortung
Im zweiten Jahr erhältst du mehr Eigenverantwortung. Du führst Telefonate mit Klienten, präparierst Dokumente vor der Beurkundung und bist immer häufiger während der Beurkundungstermine dabei. In der Berufsschule vertiefen sich deine Kenntnisse: Du lernst spezielle Beurkundungsarten (Erbfolgen, Grundstückskauf, Gesellschaftsgründungen) und beschäftigst dich mit Gebührenberechnung nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).
Jetzt beginnst du, Klienten zu betreuen — du erklärst ihnen den Prozess, beantwortest Fragen und koordinierst Termine. Du lernst auch, wie man komplexere Dokumente prüft und vorbereitet. Das zweite Jahr ist oft das, in dem die Ausbildung "real" wird — du merkst, dass du wirklich einen wichtigen Job machst.
3. Ausbildungsjahr: Spezialisierung und Prüfungsvorbereitung
Das dritte Jahr bereitet dich auf die Abschlussprüfung vor. Du kannst nun fast alles selbstständig erledigen — unter Anleitung natürlich. Die Berufsschule konzentriert sich auf spezialisierte Themen und auf deine persönliche Prüfungsvorbereitung. Am Ende der Ausbildung legst du eine schriftliche Prüfung (mit Fallstudien) und eine mündliche Prüfung ab. Die schriftliche Prüfung behandelt Themen wie Notariatsrecht, BGB-Grundlagen und praktische Fallbeispiele. In der mündlichen Prüfung werden Notarin/Notar und ein externer Prüfer deine Fachkenntnisse und deine praktischen Fähigkeiten bewerten.
Gehalt während und nach der Ausbildung
Ausbildungsvergütung
Die Gehälter unterscheiden sich deutlich je nach Bundesland und Kanzleigröße:
- 1. Ausbildungsjahr: 700–900 Euro brutto/Monat
- 2. Ausbildungsjahr: 800–1.000 Euro brutto/Monat
- 3. Ausbildungsjahr: 900–1.150 Euro brutto/Monat
Größere Kanzleien und Kanzleien in wohlhabenderen Bundesländern zahlen oft an der oberen Ende des Spektrums. Private Notare zahlen manchmal freier als verbeamtete.
Einstiegsgehalt
Nach deiner erfolgreich bestandenen Prüfung liegt dein Einstiegsgehalt bei etwa 1.800–2.200 Euro brutto/Monat. Das ist ein erheblicher Sprung von der Ausbildungsvergütung! Das Gehalt hängt davon ab, ob du in einer großen Kanzlei mit mehreren Mitarbeitenden anfängst oder in einer kleine lokalen Praxis.
Gehalt mit Erfahrung
Mit 5–10 Jahren Berufserfahrung verdienst du zwischen 2.500–3.500 Euro brutto/Monat. Manche Notarfachangestellten mit viel Erfahrung und besonderer Spezialisierung verdienen auch mehr. Hinzu kommen oft Weihnachtsgeld und Jahresprämien.
Regionale Unterschiede
Notarkanzleien in Baden-Württemberg und Bayern zahlen tendenziell höher als solche in neuen Bundesländern. Große Städte wie München, Hamburg und Frankfurt zahlen mehr als ländliche Regionen.
Karrierechancen & Weiterbildung
Nach deiner Ausbildung kannst du zunächst viele Jahre als Notarfachangestellter arbeiten und dort Fachwissen aufbauen. Aber deine Karriere muss dort nicht enden:
Spezialisierungen: Du könntest dich auf ein bestimmtes Gebiet fokussieren — etwa Immobilienrecht, Erbrecht oder Gesellschaftsrecht. Mit dieser Expertise wirst du zum begehrten Spezialisten in deiner Kanzlei. Viele Kanzleien schätzen Mitarbeitende, die sich besonders auskennen — und zahlen dafür auch entsprechend mehr.
Fortbildungen: Es gibt zahlreiche Fortbildungen für Notarfachangestellte. Der Deutsche Notarverein bietet Seminare zu speziellen Themen an — von digitalem Notariatswesen bis zu neuesten Gesetzesänderungen. Mit solchen Zertifikaten steigerst du deine Marktfähigkeit.
Notarausbildung: Wenn du höher hinaus willst, könntest du eine Weiterbildung zur Notarin oder zum Notar machen. Das erfordert ein abgeschlossenes Jurastudium oder eine spezielle Zusatzausbildung — aber mit dieser Position erreichst du eine leitende Rolle in deiner Kanzlei und kannst selbst Beurkundungen vornehmen.
Verwaltungs- und Managementaufgaben: In größeren Kanzleien kannst du irgendwann die Leitung des Verwaltungsteams übernehmen, Termine koordinieren und neue Mitarbeitende einarbeiten. Das ist eine natürliche Aufstiegschance für erfahrene und engagierte Notarfachangestellte.
Verwandte Berufe: Deine Erfahrung öffnet auch Türen zu anderen Berufen wie Rechtsfachangestellter, Gerichtsvollzieher oder in der Rechtsabteilung großer Unternehmen. Mit dieser Ausbildung hast du gute Chancen, in verwandte Bereiche zu wechseln, wenn dich die Notarkanzlei irgendwann nicht mehr reizt.
Vorteile und Herausforderungen
Vorteile
Jobsicherheit: Der Notarberuf wird es immer geben. Immobilienverkäufe, Testamente, Eheverträge — diese Dinge sind rechtlich notwendig und können nicht einfach verschwinden. Das bedeutet sichere Arbeitsplätze. Selbst in wirtschaftlich schwierigen Zeiten brauchen Menschen notarielle Dienstleistungen. Das ist ein großer Vorteil gegenüber vielen anderen Berufen.
Abwechslung: Jeden Tag arbeitest du mit unterschiedlichen Menschen, unterschiedlichen Fällen und verschiedenen Rechtsgebieten. Das macht den Job spannend und verhindert Langeweile. Du wirst nie das Gefühl haben, denselben Job zu machen wie gestern.
Interessante Einblicke: Du bekommst hautnahe Einblicke in das Leben anderer Menschen — Erbschaften, Immobiliengeschäfte, Familiendrama, Unternehmensgründungen. Das ist faszinierend. Du siehst, wie Menschen wichtige Entscheidungen treffen und wie das Rechtssystem sie unterstützt.
Respektierter Beruf: Der Beruf der Notarfachangestellten wird in der Gesellschaft respektiert. Du arbeitest in einem offiziellen, rechtlich bedeutsamen Kontext. Menschen nehmen dich ernst, weil sie wissen, dass du eine wichtige Rolle spielst.
Gutes Einkommen: Nach der Ausbildung verdienst du ein respektables Gehalt, das mit Erfahrung wächst. Notarfachangestellte gehören nicht zu den am höchsten verdienenden Berufen, aber zu denen mit stabilen, überdurchschnittlichen Verdiensten.
Herausforderungen
Stress durch Fristen: Wenn Deadline nahen, kann der Job stressig werden. Eine verpasste Frist kann für Klienten kostspielig sein — das Verantwortungsgefühl wiegt schwer. In manchen Wochen bist du unter echtem Druck, alles pünktlich zu erledigen.
Repetitive Aufgaben: Viel von dem, was du tust, ist sehr detailliert und wiederholend — Archivierung, Nummerierung, Registrierung. Das kann manchmal monoton wirken. Wenn du jemand bist, der ständige Abwechslung braucht, könnte dies ein Problem sein.
Emotionale Belastung: Du wirst manchmal Zeuge privater, emotionaler Momente — Trennungen, Erbstreitigkeiten, Konflikte. Das erfordert emotionale Stabilität und Diskretion. Manche Menschen sind aggressiv oder gestresst bei Terminen, und du musst damit umgehen.
Hierarchische Struktur: In vielen Kanzleien herrscht eine klare Hierarchie. Deine Arbeit steht immer im Schatten der/des Notarin/Notars — deine Arbeit ist wichtig, wird aber oft nicht sichtbar gemacht. Das kann frustrierend sein, wenn du mehr Anerkennung erhoffst.
Genauigkeit unter Druck: Du musst präzise arbeiten — selbst wenn du müde oder gestresst bist. Ein Schreibfehler im falschen Moment kann großen Schaden anrichten. Das erfordert ständige Konzentration.
Zukunftsaussichten
Die Zukunftsaussichten für Notarfachangestellte sind stabil bis gut. Der Bedarf an notariellen Dienstleistungen wird nicht abnehmen. Immobilienmarkt, Erbschaften und Unternehmensgründungen sind wichtig — und mit ihnen der Beruf der Notarfachangestellten.
Allerdings solltest du wissen: Die Digitalisierung wird auch den Notarberuf verändern. Bereits jetzt gibt es elektronische Beurkundungen und digitale Archivierungssysteme. Das bedeutet, dass du dich weiterbilden und technisch up-to-date bleiben musst. Wer sich mit neuen Softwaresystemen vertraut macht und in digitale Prozesse einarbeitet, wird auch in der Zukunft gefragt sein.
Häufige Fragen
F: Kann ich die Ausbildung auch mit Hauptschulabschluss machen? A: Das ist nicht die Regel, aber möglich. Manche Kanzleien akzeptieren einen guten Hauptschulabschluss mit zusätzlichen Qualifikationen. Wir empfehlen dir, vorher mit der Kanzlei zu sprechen, die dich interessiert.
F: Muss ich einen Führerschein haben? A: Das hängt von der Kanzlei ab. Viele Notarkanzleien sind in der Innenstadt leicht erreichbar, sodass ein Auto nicht notwendig ist. Aber einige ländliche Praxen erwarten möglicherweise Mobilität.
F: Wie viel verdient eine erfahrene Notarfachangestellte? A: Nach 10+ Jahren Erfahrung kannst du mit 3.000–3.500 Euro brutto rechnen, manche auch mehr. Das hängt von der Kanzleigröße, Lage und persönlicher Spezialisierung ab.
F: Kann ich nach der Ausbildung selbstständig arbeiten? A: Das ist nicht üblich. Notariatsaufgaben sind an Notare gebunden. Du könntest aber in eine Notarkanzlei als Partnerin/Partner aufsteigen, wenn du eine Zusatzausbildung machst.
F: Wie viel Kontakt habe ich mit Clients? A: Das variiert. Manche Notarfachangestellten haben viel direkten Kundenkontakt, andere mehr Backoffice-Aufgaben. Das kommt auf deine Kanzlei und deine spezifische Rolle an.
F: Ist die Ausbildung schwer? A: Die Ausbildung erfordert Konzentration und systematisches Denken, ist aber nicht unüberwindbar. Mit regelmäßigem Lernen und Interesse am Beruf schaffst du das.
Fazit
Die Ausbildung zur Notarfachangestellten ist für dich richtig, wenn du Ordnung liebst, rechtliche Details faszinieren dich, und du verantwortungsvolle Arbeit mit direktem Kundenkontakt magst. Der Beruf bietet stabile Karrierechancen, respektable Gehälter und interessante Entwicklungspfade — von Spezialisierungen bis zur eventuellen Notarausbildung.
Wenn dich dieser Weg reizt, dann starten deine nächsten Schritte jetzt: Recherchiere lokale Notarkanzleien, schreibe Bewerbungen und hole dir ein Praktikum, um in den Beruf hineinzuschnuppern. Die Chancen auf einen Ausbildungsplatz stehen gut, wenn du zuverlässig bist und dich für die Details interessierst.
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